Privacy Policy

Nexa Suite S.r.l.s. considera la protezione dei dati personali, la riservatezza e la sicurezza delle informazioni elementi fondamentali nella progettazione e nell'erogazione dei propri servizi digitali.

La presente Privacy Policy descrive le modalità con cui Nexa Suite tratta i dati personali degli utenti che visitano il sito www.nexasuite.it, utilizzano l'Area Cliente, richiedono informazioni o preventivi, effettuano ordini, utilizzano i servizi di assistenza o intrattengono rapporti commerciali e contrattuali con la Società.

Il trattamento dei dati avviene nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità, riservatezza e responsabilizzazione previsti dal Regolamento UE 2016/679.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è:

Nexa Suite S.r.l.s.
Sede legale: Via G. Mameli n. 16, 74020 Maruggio (TA), Italia
P. IVA / C.F.: 03467490730
REA: TA-258667
E-mail: info@nexasuite.it
Sito web: www.nexasuite.it

Nexa Suite S.r.l.s. determina le finalità e i mezzi dei trattamenti effettuati nell'ambito delle proprie attività e opera pertanto quale Titolare del trattamento ai sensi dell'art. 4, paragrafo 1, n. 7 del Regolamento UE 2016/679.

Legale rappresentante e referente interno per la privacy e la protezione dei dati:
Stefano Maiorano – Amministratore Unico di Nexa Suite S.r.l.s.

Per richieste relative alla privacy, al trattamento dei dati personali o all'esercizio dei diritti previsti dal GDPR è possibile scrivere a: info@nexasuite.it .

2. Ambito di applicazione

La presente informativa riguarda i dati personali trattati da Nexa Suite nell'ambito:

• della navigazione sul sito web;
• della registrazione e gestione dell'Area Cliente;
• delle richieste di contatto e preventivo;
• degli ordini e dei contratti;
• della fatturazione e gestione amministrativa;
• dell'assistenza tecnica e dei ticket;
• dei servizi hosting e cloud;
• dei servizi relativi a domini e posta elettronica;
• dei servizi software e SaaS;
• della realizzazione e gestione di siti web ed e-commerce;
• dei servizi Web Radio, Web TV e streaming;
• dei servizi Podcast e multimediali;
• dei servizi Social Media e marketing;
• dei servizi Cyber Security;
• delle comunicazioni commerciali, ove autorizzate;
• degli assistenti digitali e delle funzionalità basate su Intelligenza Artificiale, ove utilizzate.

3. Categorie di dati personali trattati

3.1 Dati identificativi

Nome, cognome, denominazione o ragione sociale, eventuale qualifica professionale e informazioni identificative necessarie alla gestione del rapporto.

3.2 Dati di contatto

Indirizzo e-mail, numero telefonico, indirizzo postale e altri recapiti forniti volontariamente dall'interessato.

3.3 Dati fiscali e amministrativi

Codice fiscale, partita IVA, denominazione sociale, sede legale o indirizzo di fatturazione, codice destinatario, PEC ove fornita e altre informazioni necessarie alla gestione amministrativa e fiscale.

3.4 Dati dell'account

Identificativi dell'utente, indirizzo e-mail associato all'account, informazioni di autenticazione, preferenze, ruoli, autorizzazioni, servizi acquistati e dati necessari alla gestione dell'Area Cliente.

Le password non vengono conservate in chiaro, ma gestite mediante sistemi crittografici di hashing appropriati all'infrastruttura utilizzata.

3.5 Dati relativi a ordini e servizi

Prodotti e servizi richiesti o acquistati, preventivi, ordini, configurazioni, attivazioni, rinnovi, scadenze, stato dei servizi e informazioni necessarie all'esecuzione del contratto.

3.6 Dati relativi all'assistenza

Ticket, messaggi, richieste tecniche, allegati, informazioni sul servizio, log e dati necessari alla diagnosi e risoluzione delle problematiche segnalate.

3.7 Dati relativi ai pagamenti

Nexa Suite può trattare informazioni amministrative relative a pagamenti, quali importo, data, stato della transazione e identificativo dell'operazione.

I dati completi delle carte di pagamento non vengono normalmente conservati da Nexa Suite quando il pagamento viene gestito direttamente da un prestatore di servizi di pagamento esterno.

3.8 Dati tecnici e di navigazione

I sistemi informatici possono acquisire automaticamente dati tecnici quali indirizzo IP, data e ora di accesso, URL richiesto, browser, sistema operativo, dispositivo, identificativi di sessione, informazioni sui log e altri elementi necessari al funzionamento, alla sicurezza e alla prevenzione degli abusi.

4. Origine dei dati

I dati personali possono essere raccolti:

• direttamente dall'interessato;
• dal Cliente per conto del quale Nexa Suite presta un servizio;
• attraverso moduli, ordini, ticket e comunicazioni;
• attraverso l'utilizzo dei servizi e dell'Area Cliente;
• automaticamente attraverso sistemi tecnici, log e strumenti di sicurezza;
• da registri pubblici o fonti pubblicamente accessibili, quando consentito dalla legge;
• da fornitori o partner tecnici coinvolti nell'esecuzione di un servizio, nei limiti necessari.

5. Finalità del trattamento

I dati personali possono essere trattati per le seguenti finalità:

• consentire il funzionamento e la sicurezza del sito;
• creare e gestire l'Area Cliente;
• identificare e autenticare gli utenti;
• rispondere a richieste di informazioni;
• predisporre e inviare preventivi;
• ricevere e gestire ordini;
• concludere ed eseguire contratti;
• attivare, configurare e amministrare servizi;
• erogare assistenza tecnica;
• gestire ticket e richieste di supporto;
• gestire pagamenti, fatture e adempimenti amministrativi;
• inviare comunicazioni tecniche, di sicurezza e di servizio;
• prevenire frodi, abusi, intrusioni e utilizzi non autorizzati;
• proteggere sistemi, infrastrutture e account;
• adempiere a obblighi normativi e fiscali;
• accertare, esercitare o difendere diritti;
• migliorare sicurezza, affidabilità e qualità dei servizi;
• inviare comunicazioni commerciali o promozionali quando esista una valida base giuridica.

6. Base giuridica del trattamento

Nexa Suite tratta dati personali esclusivamente quando ricorre una delle basi giuridiche previste dalla normativa.

6.1 Esecuzione del contratto

Il trattamento è necessario per eseguire un contratto di cui l'interessato è parte oppure per adottare misure precontrattuali richieste dallo stesso.

Rientrano in questa base, ad esempio, preventivi, registrazioni, ordini, attivazioni, servizi e assistenza.

6.2 Obbligo legale

Alcuni dati vengono trattati per adempiere a obblighi amministrativi, contabili, fiscali o previsti da altre norme.

6.3 Legittimo interesse

Nei casi consentiti dalla legge, Nexa Suite può trattare dati sulla base del proprio legittimo interesse, ad esempio per:

• proteggere infrastrutture e account;
• prevenire frodi e abusi;
• mantenere la sicurezza dei sistemi;
• gestire controversie;
• tutelare diritti della Società;
• garantire continuità e affidabilità dei servizi.

6.4 Consenso

Quando richiesto, il trattamento può basarsi sul consenso espresso dell'interessato.

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.

7. Obbligatorietà o facoltatività del conferimento

Il conferimento dei dati necessari alla registrazione, alla conclusione del contratto, alla fatturazione, all'assistenza o all'erogazione del Servizio è necessario.

La mancata comunicazione di tali informazioni può rendere impossibile fornire il servizio richiesto.

Il conferimento di dati per finalità facoltative, quali determinate comunicazioni promozionali, è invece volontario.

8. Modalità del trattamento

Il trattamento viene effettuato prevalentemente mediante strumenti informatici e telematici, oltre che mediante procedure organizzative necessarie alla gestione dei servizi.

I dati sono trattati nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione delle finalità.

L'accesso viene limitato ai soggetti autorizzati che ne abbiano necessità per lo svolgimento delle proprie funzioni.

9. Sicurezza dei dati

Nexa Suite adotta misure tecniche e organizzative adeguate alla natura dei dati trattati, alle caratteristiche dei servizi e ai rischi ragionevolmente prevedibili.

Tali misure possono comprendere, a seconda dei sistemi utilizzati:

• connessioni cifrate tramite HTTPS/TLS;
• protezione crittografica delle credenziali;
• controllo degli accessi e gestione dei privilegi;
• autenticazione rafforzata per le aree amministrative, ove prevista;
• registrazione e monitoraggio degli eventi di sicurezza;
• protezione contro accessi non autorizzati;
• procedure di backup e ripristino ove previste;
• aggiornamento dei componenti software;
• separazione degli ambienti e limitazione degli accessi;
• procedure per la gestione degli incidenti di sicurezza.

Nessun sistema informatico può tuttavia essere considerato completamente immune da ogni possibile rischio.

10. Persone autorizzate al trattamento

I dati personali possono essere trattati da amministratori, dipendenti e collaboratori di Nexa Suite autorizzati in funzione delle rispettive mansioni.

I soggetti autorizzati operano sotto l'autorità del Titolare, secondo istruzioni e livelli di accesso definiti.

11. Destinatari e fornitori esterni

Quando necessario all'erogazione dei Servizi, i dati possono essere comunicati o resi accessibili a soggetti appartenenti alle seguenti categorie:

• hosting provider, datacenter e cloud provider;
• fornitori di infrastrutture e servizi di rete;
• registrar e operatori di domini;
• provider di posta elettronica;
• prestatori di servizi di pagamento;
• fornitori di sistemi di sicurezza e monitoraggio;
• fornitori di backup e disaster recovery;
• fornitori di software, SaaS e API;
• fornitori di strumenti di comunicazione;
• fornitori di servizi di Intelligenza Artificiale, quando utilizzati;
• consulenti legali, fiscali, amministrativi e professionali;
• autorità pubbliche e soggetti ai quali la comunicazione sia richiesta dalla legge.

Quando un soggetto tratta dati personali per conto di Nexa Suite, viene disciplinato, ove necessario, mediante un accordo ai sensi dell'art. 28 GDPR.

12. Nexa Suite come Responsabile del trattamento per conto dei Clienti

Nell'ambito di alcuni servizi, come hosting, cloud, software gestionali, siti web, e-commerce, piattaforme digitali, assistenza tecnica e servizi gestiti, Nexa Suite può trattare dati personali per conto del proprio Cliente.

In tali casi il Cliente, quando ne ricorrono i presupposti, opera quale Titolare del trattamento e Nexa Suite quale Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.

Tali trattamenti vengono effettuati esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate del Cliente e delle condizioni stabilite nel relativo accordo sul trattamento dei dati (DPA).

Il Cliente resta responsabile della liceità dei dati raccolti mediante i propri siti, software e servizi, nonché delle informative, basi giuridiche e consensi di propria competenza.

13. Sub-responsabili

Quando Nexa Suite opera quale Responsabile del trattamento, può avvalersi di fornitori tecnici necessari all'esecuzione del Servizio, quali infrastrutture cloud, hosting, e-mail, sicurezza, backup o altri servizi tecnologici.

Quando tali soggetti trattano dati personali per conto di Nexa Suite nell'ambito del servizio erogato al Cliente, vengono gestiti secondo le disposizioni applicabili ai sub-responsabili del trattamento.

14. Pagamenti

I pagamenti elettronici possono essere gestiti mediante prestatori esterni specializzati.

Quando il pagamento viene effettuato attraverso un gateway esterno, i dati completi della carta vengono normalmente trattati direttamente dal prestatore del servizio di pagamento.

Nexa Suite può ricevere e conservare esclusivamente le informazioni necessarie a identificare la transazione, verificarne lo stato e associarla all'ordine.

15. Ticket e assistenza tecnica

Quando viene aperta una richiesta di assistenza, Nexa Suite tratta le informazioni necessarie alla diagnosi e alla risoluzione della problematica.

L'utente è invitato a non inserire nei ticket informazioni non necessarie, password, codici OTP, chiavi private, dati completi di pagamento o categorie particolari di dati personali, salvo stretta necessità e attraverso strumenti espressamente previsti.

16. Intelligenza Artificiale e assistenti digitali

Nexa Suite può utilizzare assistenti digitali e strumenti basati su Intelligenza Artificiale per facilitare la consultazione dei servizi, fornire informazioni e supportare attività di assistenza di primo livello.

Quando l'utente utilizza tali strumenti, il contenuto dei messaggi e le informazioni tecniche necessarie possono essere trattati al fine di fornire la risposta richiesta, garantire il funzionamento del servizio e prevenire abusi.

Gli utenti non devono inserire nelle conversazioni password, codici di autenticazione, chiavi private, dati completi delle carte di pagamento, dati sanitari o altre informazioni particolarmente riservate, salvo quando strettamente necessario e specificamente richiesto.

17. Processi decisionali automatizzati

Nell'ambito della normale navigazione del sito, della registrazione, degli ordini e dell'assistenza ordinaria, Nexa Suite non adotta, salvo specifica informativa, decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi sull'interessato.

Qualora in futuro venissero introdotti trattamenti di tale natura, gli interessati riceveranno le informazioni richieste dalla normativa applicabile.

18. Newsletter e comunicazioni commerciali

L'iscrizione alla newsletter è facoltativa.

Quando la normativa richiede il consenso, le comunicazioni promozionali vengono inviate soltanto dopo aver acquisito una valida autorizzazione dell'interessato.

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento mediante il collegamento presente nelle comunicazioni oppure contattando Nexa Suite.

La mancata accettazione delle comunicazioni commerciali non impedisce l'acquisto o l'utilizzo degli altri servizi Nexa Suite.

19. Cookie e tecnologie analoghe

Il sito può utilizzare cookie tecnici e altri strumenti necessari al funzionamento, alla sicurezza, alla gestione delle sessioni e dell'Area Cliente.

Eventuali strumenti non strettamente necessari, quali determinate tecnologie statistiche, pubblicitarie o di profilazione, vengono utilizzati nel rispetto della normativa e, quando richiesto, soltanto dopo aver acquisito il consenso dell'utente.

Le informazioni specifiche sui cookie effettivamente utilizzati e sulle relative preferenze sono riportate nella Cookie Policy del sito.

20. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo

Per l'erogazione di alcuni servizi tecnologici Nexa Suite può avvalersi di fornitori che trattano dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

Quando avviene un trasferimento internazionale di dati personali, Nexa Suite applica, ove necessario, uno degli strumenti previsti dal Capo V del GDPR, quali:

• decisioni di adeguatezza della Commissione Europea;
• Clausole Contrattuali Standard;
• eventuali quadri giuridici riconosciuti dalla Commissione Europea;
• altre garanzie previste dalla normativa.

Ove richiesto, vengono inoltre valutate le misure supplementari tecniche, contrattuali e organizzative appropriate.

21. Conservazione dei dati

I dati personali vengono conservati esclusivamente per il periodo necessario alle finalità per le quali sono stati raccolti, tenendo conto degli obblighi normativi, contrattuali, fiscali e delle esigenze di tutela dei diritti.

Dati amministrativi e fiscali

I documenti e i dati soggetti a obblighi amministrativi, contabili o fiscali vengono conservati per il periodo previsto dalla normativa applicabile.

Dati contrattuali

I dati relativi ai contratti vengono conservati per la durata del rapporto e successivamente per il periodo necessario all'adempimento degli obblighi di legge e alla tutela dei diritti delle parti.

Account

I dati dell'account vengono conservati per il periodo necessario all'erogazione dei servizi e successivamente secondo gli obblighi e i termini applicabili.

Richieste di contatto

I dati relativi alle richieste di contatto vengono conservati per il tempo necessario alla gestione della richiesta e degli eventuali rapporti conseguenti.

Ticket di assistenza

I ticket e le comunicazioni tecniche vengono conservati per il periodo necessario alla gestione del servizio, alla ricostruzione degli interventi e alla tutela delle parti.

Log tecnici e di sicurezza

I log vengono conservati per periodi limitati e proporzionati alle finalità di sicurezza, prevenzione degli abusi, diagnosi tecnica e tutela dei sistemi.

Marketing

I dati utilizzati per attività promozionali basate sul consenso vengono trattati fino alla revoca o fino a quando non risultino più necessari rispetto alla finalità, fatte salve eventuali esigenze di documentazione del consenso.

Al termine dei periodi applicabili, i dati vengono cancellati, anonimizzati o comunque sottratti all'utilizzo ordinario, salvo obblighi legali di ulteriore conservazione.

22. Backup e copie di sicurezza

Nell'ambito dei sistemi informatici possono essere generate copie di sicurezza allo scopo di proteggere disponibilità e integrità dei dati.

Le copie di backup sono soggette a procedure e periodi di rotazione coerenti con il servizio e con le esigenze di sicurezza.

La cancellazione di un dato dai sistemi operativi può non determinare l'immediata eliminazione della medesima informazione da ogni copia di backup, che verrà progressivamente eliminata secondo i cicli di conservazione applicabili.

Durante tale periodo, le copie di backup non vengono utilizzate per finalità ulteriori, salvo necessità di ripristino, sicurezza o obblighi di legge.

23. Violazioni dei dati personali

Nexa Suite adotta procedure interne per rilevare, valutare e gestire eventuali violazioni di dati personali.

Quando una violazione presenta i presupposti previsti dal GDPR, il Titolare procede agli adempimenti nei confronti dell'Autorità di controllo e, ove necessario, degli interessati.

Gli incidenti vengono documentati internamente secondo quanto previsto dalla normativa applicabile.

24. Diritti dell'interessato

Nei casi previsti dalla normativa, l'interessato può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15 e seguenti del GDPR.

In particolare, l'interessato può richiedere:

• conferma dell'esistenza di dati personali che lo riguardano;
• accesso ai propri dati;
• rettifica dei dati inesatti;
• integrazione dei dati incompleti;
• cancellazione, quando prevista;
• limitazione del trattamento;
• portabilità dei dati, quando applicabile;
• opposizione al trattamento;
• revoca del consenso in qualsiasi momento, quando il trattamento si basi sul consenso.

25. Come esercitare i propri diritti

Le richieste relative alla protezione dei dati personali possono essere inviate a:

info@nexasuite.it

La richiesta deve contenere informazioni sufficienti a identificare l'interessato e il diritto che si intende esercitare.

Qualora sussistano ragionevoli dubbi sull'identità del richiedente, Nexa Suite può richiedere informazioni aggiuntive strettamente necessarie alla verifica dell'identità.

26. Reclamo all'Autorità di controllo

L'interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione del GDPR può proporre reclamo all'Autorità di controllo competente.

Per l'Italia:

Garante per la protezione dei dati personali

Resta comunque salvo il diritto di ricorrere all'autorità giudiziaria competente.

27. Minori

I servizi commerciali acquistabili autonomamente sul sito Nexa Suite sono destinati principalmente a soggetti maggiorenni, imprese, professionisti e organizzazioni.

Qualora uno specifico progetto o servizio comporti il trattamento di dati relativi a minori, Nexa Suite applicherà le informative, le basi giuridiche e le misure di protezione previste dalla normativa per lo specifico trattamento.

28. Siti e servizi di terze parti

Il sito può contenere collegamenti a siti web, piattaforme e servizi appartenenti a soggetti terzi.

Nexa Suite non determina le finalità e le modalità con cui tali soggetti trattano autonomamente i dati personali.

L'utente è pertanto invitato a consultare le rispettive informative privacy prima di utilizzare tali servizi.

29. Vendita e cessione dei dati

Nexa Suite non vende i dati personali dei propri utenti o Clienti a soggetti terzi.

I dati possono essere comunicati esclusivamente nei casi descritti nella presente informativa, quando necessario all'erogazione dei servizi, per obbligo di legge o sulla base di un'altra valida base giuridica.

30. Responsabilizzazione e gestione della privacy

Nexa Suite applica il principio di responsabilizzazione previsto dal GDPR e organizza le proprie attività di trattamento in modo da poter dimostrare il rispetto della normativa applicabile.

A tale scopo, ove richiesto o opportuno, Nexa Suite mantiene documentazione interna relativa ai trattamenti, alle misure di sicurezza, ai soggetti autorizzati, ai fornitori e alle procedure di gestione degli incidenti.

31. Modifiche alla Privacy Policy

Nexa Suite può modificare o aggiornare la presente Privacy Policy per adeguarla a modifiche normative, organizzative, tecnologiche o relative ai servizi.

La versione aggiornata viene pubblicata su questa pagina indicando la data dell'ultimo aggiornamento.

Qualora le modifiche abbiano particolare rilevanza, Nexa Suite potrà darne comunicazione attraverso il sito, l'Area Cliente o altri canali appropriati.

32. Contatti Privacy

Per informazioni, richieste o esercizio dei diritti relativi alla protezione dei dati personali:

Nexa Suite S.r.l.s.
Via G. Mameli n. 16
74020 Maruggio (TA)
Italia
P. IVA / C.F.: 03467490730
REA: TA-258667

Referente interno Privacy:
Stefano Maiorano – Amministratore Unico

E-mail: info@nexasuite.it